Szczegółowy schemat obiegu pracy zgłoszonej do opublikowania w "Bibliotekarzu Podlaskim" patrz: OBIEG TEKSTÓW
a) Kwalifikacja do recenzji zewnętrznej:
- Teksty zgłoszone do „Bibliotekarza Podlaskiego” podlegają weryfikacji:
Formalnej: powinny spełniać kryteria określone w WYTYCZNYCH DLA AUTORÓW
Tematycznej: zgodności treści z tematem przewodnim zaplanowanych numerów czasopisma oraz ogólnej wizji zespołu redakcyjnego „Bibliotekarza Podlaskiego” w kwestii kolejnych numerów czasopisma ze szczególnym uwzględnieniem wysokiego poziomu merytorycznego, nowatorskiego ujęcia tematu, aktualności tematyki zgłoszonego tekstu . Teksty nadsyłane do "Bibliotekarza Podlaskiego" winny spełniać kryteria publikacji naukowej, tj. umożliwiać zakwalifikowanie ich jako artykułów źródłowych, polemicznych lub przeglądowych.
- O fakcie wstępnej weryfikacji tekstu informowany jest jego autor.
- Weryfikacji dokonuje redakcja przy współudziale członków Rady naukowej oraz niezależnych recenzentów w ewnętrznych (redaktorów, którzy dokonaliby tzw. „pierwszego czytania”, wstępnej recenzji, uwzględniając kryteria formalne i tematyczne)
- Teksty ostatecznie zakwalifikowane przez Redakcję (z uwzględnieniem uwag członków Rady naukowej i recenzentów wewnętrznych) do recenzji właściwej, przed ich przesłaniem do recenzentów zewnętrznych, podlegają weryfikacji przez program antyplagiatowy (Similarity Cross Check). Jednocześnie recenzenci są zobowiązani do informowania Redakcji o podejrzeniu wszelkiego rodzaju nierzetelności naukowych (w tym plagiatu) recenzowanej publikacji. Redakcja ma obowiązek zweryfikowania wszelkich tego typu informacji i ustosunkowania się do podejrzeń (patrz: PROCEDURA ANTYPLAGIATOWA).
- Publikacje z działów: „Sprawozdania i komunikaty”, „Wspomnienia” nie podlegają weryfikacji w programie antyplagiatowym.
- O fakcie zakwalifikowania tekstu do recenzji zewnętrznej informowany jest jego autor.
b) Recenzja zewnętrzna:
- Redaktor naczelny wraz z redaktorami tematycznymi każdego numeru powołują dwóch recenzentów zewnętrznych, którzy niezależnie od siebie i Redakcji oceniają każdy zgłoszony do publikacji tekst. W przypadku tekstów w języku obcym, przynajmniej jeden z recenzentów musi być afiliowany w instytucji zagranicznej. Ocenie podlegają tylko te teksty, które poddane zostały wcześniej procedurze antyplagiatowej.
- Recenzenci zgodnie z zasadami etycznymi (patrz: ETYKA RECENZENTÓW) i z dbałością o jak najwyższy poziom merytoryczny czasopisma dokonują oceny poszczególnych tekstów. Recenzowanie jest anonimowe i odbywa się według modelu tzw. double-blinded review proces (autorzy i recenzenci nie znają swojej tożsamości).
- Recenzja ma formę pisemną (patrz: FORMULARZ RECENZYJNY). Recenzent przedstawia ocenę ogólną, szczegółowe uwagi oraz jednoznacznie określa czy tekst przyjąć do druku (bez poprawek lub z uwzględnieniem uwag) czy też odrzucić.
- W przypadku jednej recenzji negatywnej Redaktor naczelny może, o ile zajdzie taka potrzeba, podjąć decyzję o poddaniu tekstu dodatkowej ocenie przez trzeciego niezależnego recenzenta, który oceni tekst również w trybie double-blinded review proces. W sytuacji, gdy obie recenzje będą negatywne, tekst zostaje automatycznie odrzucony.
c) Korekta autorska i redakcja:
- Na podstawie otrzymanych uwag od obu zewnętrznych recenzentów Redakcja dokonuje ostatecznej decyzji o przyjęciu artykułu do druku. Redaktorowi naczelnemu w porozumieniu z redaktorami naukowymi poszczególnych numerów przysługuje prawo wyboru tekstów zgodnie z planowaną tematyką zeszytu.
- Wyboru tematu przewodniego kolejnych numerów czasopisma dokonuje zespół redakcyjny, a zatwierdza Redaktor naczelny.
- Redakcja informuje autora o przyjęciu bądź odrzuceniu jego tekstu do druku. Argumentuje swoją decyzję. W wybranych przypadkach Redakcja może zezwolić na zapoznanie się autora z treścią recenzji (bez ujawniania nazwiska recenzenta). Redakcja nie jest w żadnym wypadku zobligowana do ujawniania treści recenzji.
- W przypadku konieczności dokonania poprawek w tekście szczegółowa opinia recenzenta (zawierająca wskazówki dotyczące poprawek) jest przekazywana autorowi za pośrednictwem Redakcji, bez ujawniania nazwiska recenzenta. Autor wprowadza ewentualne zmiany sugerowane przez recenzentów, redaktorów tematycznych, redaktora naczelnego i korektora. Redakcja w porozumieniu z autorem wyznacza ostateczny termin oddania poprawionych tekstów.
ZASADY ETYCZNE OBOWIĄZUJĄCE RECENZENTÓW:
Recenzenci nie powinni być zaangażowani w proces recenzyjny tekstów, co do których istnieje podejrzenie, że mogą wywołać konflikt interesów wynikający ze współpracy lub jakichkolwiek innych wzajemnych relacji z autorami.
Recenzent zobowiązany jest do zachowania obiektywności i powstrzymania się od osobistej krytyki. Recenzent zawsze powinien uzasadnić swoją ocenę przedstawiając własną argumentację.
W miarę możliwości, recenzenci powinni zidentyfikować fragmenty publikacji, które nie znalazły się w cytowaniach/przypisach autorskich, jak również poinformować o ewentualnych podobieństwach złożonej publikacji do innych wcześniej opublikowanych artykułów.
W przypadku materiałów, co do których podjęta zostanie decyzja o ich niepublikowaniu, nie mogą one być wykorzystane przez recenzentów do własnych celów bez uprzedniej zgody autora wyrażonej na piśmie.
Recenzje artykułów winne być przeprowadzane w sposób poufny. Podjęte decyzje zachowują klauzulę poufności.